一是会务保障方面。目前腾冲科学家小镇“院士之家”一期已投入使用，包含了会见区、会议研讨区、科研办公区、宴会餐饮区、图书文化区，还有地方特色展示区等一系列的公共服务和配套功能。目前，可满足40余位院士同时入住院士村一期。论坛主会场设在腾冲世纪金源大饭店、另外在官房酒店、恒益温泉康养酒店等地设置了分会场，一共预留酒店房间1385间，各类会议室、洽谈室等一共18个。同时，聘请了专业的第三方服务公司，做好会场设置、讲台搭建、视频传输等工作。落实了保障车辆271辆，同时，招募了250名志愿者参与服务保障，基本可以做到每个院士一人一车一个服务团队。
二是氛围营造和宣传方面。大力弘扬科学家精神，在保山市，特别是腾冲市的主城区、主要街道、路口、机场、车站等位置采用户外大屏、单立柱广告、智慧灯杆、美陈等方式营造了浓厚的氛围。宣传方面已推出论坛logo、主视觉、物料延展、视觉系统等，搭建了论坛官网、微信公众号，发布论坛相关资讯等。论坛还将邀请中央、省、市各级媒体进行全方位宣传报道。
三是现场考察方面。为使参加论坛的院士、科学家、企业家等嘉宾更好地了解保山、了解腾冲，感受保山、感受腾冲，结合论坛主题精心准备了9条现场调研考察路线。主要是以腾冲市为主，腾冲市一共设计了5条考察路线，另外在腾冲之外的保山市的其他4个县（区）设计安排了4条考察路线。考察内容重点是腾冲及保山其他县（区）的历史人文、自然生态、资源禀赋、发展现状以及未来规划等，让各位嘉宾充分感受到腾冲之美、保山之美。目前，各调研考察线路已全部落实，每个考察点均制定了详细的接待方案，同时设立了志愿服务站点，配合提供引导咨询、秩序维护等服务。
四是疫情防控和安保方面。严格执行国家最新的疫情防控政策要求，成立了疫情防控和医疗保障工作组，统筹调动调配防疫及医疗保障资源，结合当前国内外疫情防控形势制定了几套应急预案。同时，聚焦开幕式、住宿酒店、考察点、会议研讨等重点环节，对区域内的人、物、环境等要素开展网格式排查，落实功能区设置、证件管理、人车流线以及区域防控等一系列安保措施，细化工作方案，建立协同机制，形成保障合力，全力以赴，确保科学家论坛顺利举办。
另外，专门设立了医疗保健工作专班，确定腾冲市人民医院作为定点的保障医院，开通了绿色就医通道，在驻地的酒店、院士之家、主会场、分会场等等一些重要的地点和场所设置了临时医疗点，并提供随车医疗保障服务，全力做好各项医疗保障服务工作。
